Có nên mua phần mềm để quản lý đơn hàng không?

Để quản lý một cửa hàng, chuỗi cửa hàng hay một công ty, doanh nghiệp không phải là điều đơn giản bởi vì có rất nhiều công việc khác nhau cầu thực hiện. Trước đây, mọi thứ đều phải làm thủ công, mất nhiều thời gian và đặc biệt là không tránh khỏi những sai sót. Tuy nhiên, hiện nay khi công nghệ phát triển thì các phần mềm quản lý đơn hàng cũng ra đời nhằm giúp người chủ, người quản lý giải quyết bài toán này. Tuy nhiên, có lẽ hiện nay vẫn có nhiều người đang thắc mắc không biết có nên mua phần mềm để quản lý đơn hàng không?

Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng được biết đến là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp các chủ cửa hàng, doanh nghiệp quản lý vốn và lợi nhuận, hàng hóa, con người và tính toán lượng hàng tồn kho chính xác. Phần mềm là một công cụ thông minh được thực hiện một cách tự động, giúp bạn không phải thực hiện những công việc này theo cách thủ công và hơn thế  nữa là còn mang đến kết quả chính xác.
 

Những khó khăn trong quá trình quản lý đơn hàng

Không thể phủ nhận rằng trong quá trình kinh doanh, có rất nhiều công việc đòi hỏi người chủ, người quản lý cần phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau, cụ thể đó là:

- Theo dõi tình trạng của đơn hàng: Bạn cần phải biết trạng thái như đơn hàng đã được giao hay chưa, khách đã nhận hàng hay chưa. Nếu như không biết được các thông tin trên, sai sót có thể xảy ra dẫn đến chất lượng chăm sóc khách hàng bị giảm sút và chắc chắn họ sẽ không muốn quay lại lần hai.

- Quản lý công nợ và đơn vị vận chuyển: Trong quá trình kinh doanh online sẽ có đơn vị thanh toán 100%, cũng có đơn vị chỉ thanh toán một phần, điều này sẽ khiến bạn khó kiểm soát được công nợ chính xác.

- Quản lý thông tin đơn hàng: Một đơn hàng chuẩn chỉnh cần phải có đủ các thông tin của bên mua, bên bán và đơn vị chức năng luân chuyển. Mọi thông tin này cần phải chính xác, nếu không sẽ khó khăn trong việc giao hàng đến đúng địa chỉ và đúng thời hạn. 

- Quản lý doanh thu: Trong trường hợp số lượng hàng hóa quá lớn, hay có nhiều chi nhánh thì việc tổng kết lại đơn hàng thủ công mỗi ngày là điều khá khó khăn và mất nhiều thời gian, không những thế, một số sai sót còn có thể xảy ra, ảnh hưởng đến doanh thu.

- Chăm sóc khách hàng: Khi bán hàng, bạn không chỉ hỗ trợ khách hàng trước và trong quá trình khách mua hàng, mà sau khi khách đã mua cần phải có chế độ chăm sóc tốt hơn để khuyến khích khách quay lại. 

Phần mềm quản lý bán hàng - xu hướng tất yếu

Từ những phân tích trên, chắc bạn cũng biết hàng ngày khi một chủ cửa hàng kinh doanh sẽ phải xử lý và theo dõi rất nhiều việc liên quan đến con số, thông tin như nhập hàng, bán hàng, quản lý nhân viên, kiểm tra doanh thu của một ngày, hàng tồn mỗi ngày,....

Những công việc trên khi thực hiện theo cách thủ công sẽ mất khá nhiều thời gian, công sức và khó có thể thực hiện một cách hoàn mỹ được. Cho dù là con người cẩn thận đến đâu thì cũng không tránh khỏi có những sai sót xảy ra. Chính vì thế, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giống như một xu hướng tất yếu. Bên cạnh đó việc kinh doanh đa kênh giữa online và offline là xu thế. Vậy phần mềm quản lý bán hàng có những lợi ích quan trọng nào đối với các chủ cửa hàng.
 

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Không thể phủ nhận rằng phần mềm quản lý bán hàng sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho chủ doanh nghiệp. Cụ thể những lợi ích đó bao gồm:

- Tiết kiệm chi phí thuê nhân viên, tránh tình trạng bị thất thu, mất hàng hóa do quản lý lỏng lẻo.

- Phù hợp với mọi ngành nghề với thiết kế thông minh, linh hoạt thay đổi để đáp ứng đa dạng nhu cầu sử dụng.

-  Là công cụ cải thiện khả năng quản lý, giúp người đứng đầu kinh doanh có thể truy cập dữ liệu từ hệ thống ngay lập tức và nhanh chóng đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

- Khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn sẽ giúp bạn xử lý hàng hóa nhanh hơn.

- Nâng cao hiệu quả kinh doanh, có thể kể đến là tăng doanh thu và bán hàng hiệu quả hơn, tạo ra các chương trình ưu đãi cho nhiều nhóm khách hàng khác nhau

- Phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban, dễ dàng điều phối và hỗ trợ các hoạt động của các bộ phận khác nhau để tăng hiệu quả trong kinh doanh.

- Giúp quản lý các nguồn lực hiệu quả, từ nhân viên, công nợ đến chấm công nhân viên và tính lương cuối tháng.
 

Vậy nên, không có gì là sai khi nói phần mềm quản lý bán hàng là sự lựa chọn hàng đầu màu nhiều doanh nghiệp nên cân nhắc để sử dụng. Công cụ này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công tác quản lý, giúp cho việc kinh doanh trở nên thuận lợi hơn.