Invoice là gì? Vai trò của invoice

Trong lĩnh vực kinh tế, cụ thể hơn là xuất nhập khẩu thì invoice là một thuật ngữ khá quen thuộc. Tuy nhiên, với những người mới trong ngành thì có lẽ họ còn khá mơ hồ về cụm từ này. Chính vì thế, trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin, giúp bạn hiểu hơn invoice là gì? Vai trò của invoice trong xuất nhập khẩu.

Invoice là gì?

Invoice có tên gọi đầy đủ là Commercial Invoice, viết tắt là CI. Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì đây là một trong những hóa đơn thương mại vô cùng quan trọng trong các tờ khai hải quan và ngoại thương. Invoice được dùng để khai báo hải quan theo đúng yêu cầu của người mua. Thông thường, loại chứng từ này sẽ được phát hành với 1 bản gốc và 2 bản sao.
 

Phân biệt invoice, bill và receipt

Có lẽ, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa invoice, bill và receipt. Vậy thì ba loại chứng từ này khác nhau ở điểm nào?

- Invoice: là hóa đơn được sử dụng trong các thủ tục chính thức. Invoice sẽ liệt kê từng sản phẩm hoặc dịch vụ và giá của hàng hóa / dịch vụ mà người mua cần thanh toán và những điều này do người bán và người mua thỏa thuận.

- Bill: được gọi là hóa đơn thanh toán các khoản phí dịch vụ của bạn hoặc đang nợ như điện, gas, internet, nước,…

- Receipt: là một biên lai, dùng làm bằng chứng thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn sử dụng, ví dụ như biên lai đóng tiền, biên lai nộp phạt

Những loại invoice

Có thể phân chia invoice thành 8 loại cơ bản đó là:

- Hóa đơn thương mại (commercial invoice): là hóa đơn người bán gửi cho người mua kèm theo các loại chứng từ khác như vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ,... và thường dùng trong các giao dịch xuất nhập khẩu.

- Hóa đơn tạm thời (provisional invoice): là hóa đơn được gửi kèm cùng với lô hàng. Thông thường, trong tờ hóa đơn này sẽ mô tả điều kiện bán hàng như iá cả, số lượng, số lượng và chất lượng. Cũng giống như cái tên thì hóa đơn tạm thời không phải là hóa đơn thực.

- Hóa đơn chính thức (final invoice): còn được gọi là hóa đơn cuối cùng được gửi cho bên mua dịch vụ để thanh toán. Trong hóa đơn này sẽ bao gồm chi tiết các sản phẩm và dịch vụ, chi phí, phương thức thanh toán.

- Hóa đơn chi tiết: dùng để mô tả chi tiết khi có nhiều mặt hàng, chủng loại.

- Hóa đơn xác nhận (certified invoice): sẽ do Phòng Thương mại và Công nghiệp ký xác nhận xuất xứ hàng hóa.

- Hóa đơn tập trung (neutral invoice): thường dùng cho các giao dịch mua bán qua trung gian hoặc trong trường hợp tạm nhập tái xuất khi người bán không muốn ghi tên trên mình hóa đơn.

- Hóa đơn lãnh sự (consular invoice): là loại hóa đơn đã được chứng nhận bởi lãnh sự quán ở quốc gia của người mua và đang làm việc tại quốc gia của người bán. Loại hóa đơn này có thể dùng để thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

- Hóa đơn hải quan (customs invoice): là hóa đơn tính giá trị của hàng hóa dựa trên thuế hải quan và lệ phí hải quan.
 

Invoice gồm những thành phần nào?

Trong invoice sẽ bắt buộc phải có các thành phần sau:

- Thông tin, tên và địa chỉ của người mua và người bán.

- số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn

- Thông tin về hàng hóa: tên mặt hàng, năm sản xuất, tình trạng hàng hóa,...

- Quốc gia sản xuất.

- Mã HS (nếu có).

- Những điều kiện thỏa thuận giữa người bán và người mua.

- Tổng giá trị hóa đơn và đơn giá

- Được đóng dấu và ký xác nhận của người bán

Vai trò của invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice có vai trò vô cùng quan trọng trong xuất nhập khẩu, đường dùng để làm chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. Cụ thể đó là người bán có trách nhiệm giao hàng hóa và người mua có trách nhiệm thanh toán theo đúng những gì ghi trên hóa đơn.

Không chỉ có thông tin về số tiền cần thanh toán mà trên invoice còn có thêm một số điều kiện kèm theo hàng hóa, điều khoản thanh toán, số lượng hàng hóa. Những thông tin này được ghi lại một cách đầy đủ và chi tiết để hai bên thực hiện nghĩa vụ mua bán của mình.
 

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi để bạn hiểu hơn invoice là gì cũng như vai trò của invoice. Nói chung, đây là một loại chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu để người bán và người mua xác định trách nhiệm cũng như nghĩa vụ của mình. Hi vọng rằng qua bài viết, bạn đã có thêm những thông tin quan trọng để phục vụ cho công việc của mình.