Những thủ tục cần thiết khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Ngày đăng: 02 , 2022

Hiện nay, loại hình vận tải bằng đường biển khá phổ biến trong việc giao thương buôn bán, xuất và nhập khẩu hàng hóa. Tất nhiên, để đưa hàng hóa từ nước ngoài được nhập khẩu thuận lợi và trong nước nhằm tiếp tục thực hiện các hoạt động kinh doanh thì một trong những điều quan trọng bạn cần nhắm đó là các thủ tục nhập khẩu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn về quy trình nhập khẩu bằng đường biển chi tiết nhất.

Booking tàu (đặt tàu)

Đây là bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Nhưng lưu ý rằng trước khi thực hiện bước này, bạn cần phải ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract).

Việc booking không nên thực hiện quá trễ, vì thường các hãng tàu sẽ hết chỗ sớm trước 1 tuần, còn những mùa cao điểm thì còn có thể hết nhanh hơn. Khi booking tàu, bạn chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam để đặt lịch. Sau đó, thông báo với bên đối tác để họ cũng nắm được kế hoạch và phối hợp đóng hàng.

Để lấy booking thì bạn cần cung cấp các thông tin cần thiết như: cảng đi, cảng chuyển tải, cảng đến, tên hàng, trọng lượng, thời gian tàu chạy, thời gian đóng hàng và những yêu cầu khác.

Kiểm tra và xác nhận booking

Sau khi đã booking tàu, bạn cần phải kiểm tra thông tin trên booking. Hãy kiểm tra các thông tin về cảng đi, cảng đến, nhiệt độ, độ thông gió, loại container, kích cỡ. Nếu như có điểm nào sai sót, bạn hãy yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa, sau đó tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt yêu cầu.

Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin từ nhà xuất khẩu

Các thông tin cần phải được cập nhật đó là ảnh chụp container rỗng nhằm đảm bảo rằng không xảy ra vấn đề hư hại gì. Bởi vì nếu như xảy ra hư hại container thì bạn sẽ phải chi trả cho hãng tàu. Còn đối với hàng đông lạnh thì cần có hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ.

Kiểm tra chứng từ và hồ sơ về lô hàng

Trước khi nhập một lô hàng, bạn cần phải kiểm tra những chứng từ, hồ sơ có liên quan về lô hàng đó. Đối với việc này, hãy yêu cầu bên phía đối tác chuẩn bị cho bạn. Nên nhớ rằng hãy kiểm tra thật kỹ càng, bởi vì chỉ cần một lỗi nhỏ thì lô hàng cũng có thể gặp phải rắc rối lớn bên phía hải quan, cơ quan nhà nước.

Bên nhập khẩu sẽ được thông báo khi hàng đến

Bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý trước khi tàu cập bến 1 ngày. Thông báo hàng đến (arrival notice) để thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin trên arrival notice sẽ gồm có tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,... và thêm một số phụ phí khác.

Sau khi được thông báo thì bạn hãy lấy lệnh giao hàng (D/O) gồm có: giấy giới thiệu, bill gốc và giấy ủy quyền (nếu có).

Đăng ký chứng nhận liên quan đến lô hàng

Tùy thuộc vào mã HS code, loại hàng,.... mà bạn sẽ cần phải đăng ký những thủ tục để được cấp các chứng nhận có liên quan theo quy định của cơ quan nhà nước. Nếu như bạn không thực hiện bước này thì lô hàng sẽ không được thông quan cũng như gặp khó khăn trong quá trình làm hàng khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Khai báo hải quan nhập hàng

Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Hợp đồng (contract).
Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
Phiếu đóng gói (packing list).
Vận đơn (bill of lading).
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
Các chứng từ khác.

Khi đã chuẩn bị đầy đủ, bạn đã có thể tiến hành khai báo hải quan, để thuận tiện thì bạn nên khai báo hải quan điện tử. Khi khai báo, bạn cần phải chuẩn bị đủ:

Sales contract.
Commercial invoice.
Packing list.
Bill of lading.
C/O, hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.

Lưu ý khi khai báo hải quan điện tử, bạn cần có chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.

Mở và thông quan tờ khai

Bước tiếp theo bạn cần làm đó là mở và thông quan tờ khai. Trước tiên, bạn phải làm thủ tục hải quan tại cảng:

Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng.
Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng.
Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm 1 bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.

Sau đó, bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau để tiến hành mở tờ khai:

Giấy giới thiệu.
Tờ khai phân luồng.
Invoice.
Packing list.
Bill of lading.
Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).

Nếu chứng từ khi xuất trình cho hải quan đã hợp lệ, lô hàng của bạn sẽ được thông quan.

Thanh lý tờ khai

Sau khi đã nộp thuế và tờ khai được thông quan, bạn có thể tiến hành in mã vạch. Bạn nên in ít nhất là 2 bộ tờ khai đã thông quan và hải và nộp mã vạch cho hải quan giám sát. Khi đó, phía bên hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho bạn 1 bộ, còn 1 bộ sẽ do họ giữ.

Chuyển hàng về kho

Sau khi thanh lý tờ khai, bạn hãy đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để đóng phí. Sau đó, giao cho tài xế các chứng từ như: phiếu EIR, D/O,… để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.

Rút hàng và trả xe rỗng

Sau khi hàng về đến kho, bạn hãy tiến hành kiểm tra các giấy tờ như: seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng,… Đến khi hàng đã được lấy xuống, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD.

Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần phải được lưu trữ kỹ lưỡng. Để đối chiếu trong trường hợp có phát sinh, khiếu nại,… Trong đó, các loại chứng từ cần được lưu trữ bao gồm:

Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa,…
Chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật,…
Sổ sách, chứng từ kế toán.

Trên đây là chi tiết những thủ tục cần thiết khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Hi vọng rằng qua bài viết, bạn đã nắm được những điều cơ bản để có thể thuận lợi đưa hàng hóa vào trong nước ta để tiêu thụ một cách hợp pháp và thuận lợi.